blog posts

Süreç yeniden yapılandırması (BPR), kuruluşun mevcut görevlerinin yerini temel iş süreçlerine bıraktığı bir süreçtir. Bu şekilde organizasyon görev odaklılıktan süreç odaklılığa geçer. Bu yazıda süreç yeniden yapılandırmasının anlamını ve kavramını tam olarak incelemeyi amaçlıyoruz. Ancak bundan önce görev ile süreç arasındaki farkın ne olduğunu bilmemiz gerekiyor.

Görev ve süreç arasındaki fark nedir?

Görev bir iş birimidir ve bir kişinin gerçekleştirdiği bir aktivite anlamına gelir. Ancak süreç, birlikte değerli bir sonuç yaratan birbirine bağlı bir dizi görevden oluşur. Örneğin, ürünü müşteriye teslim eden bir siparişin yerine getirilmesi bir süreçtir. Bu süreç, siparişin alınması, sisteme girilmesi, stokların kontrol edilmesi, siparişin paketlenmesi ve malların gönderilmesinin planlanması gibi farklı görevlerden oluşur. Yani bunlar bir süreci oluşturan farklı görevlerdir.

Artık bu iki kavram arasındaki farkı anladığımıza göre bu makalenin ana konusu olan süreç yeniden yapılanmasını incelemeye devam edeceğiz.

İş Süreçlerinin Yeniden Yapılanması Nedir?

BPR, İş Süreçlerinin Yeniden Yapılanması anlamına gelir ve iş süreçlerinin yeniden yapılandırılması anlamına gelir. Aslında BPR’yi iş süreçlerinin temel performans göstergelerine göre organize edilmesi, verimliliği ve iyileştirilmesi amacıyla düşünülmesi ve yeniden tasarlanması kavramı olarak değerlendirebiliriz.

Bu yöntem, iş süreçlerinizin verimsizliğini fark ettiğinizde ve iş süreçlerinizi optimize edip iyileştirmenin yollarını aradığınızda etkilidir.

Başka bir deyişle, iş sürecinin yeniden yapılandırılması veya BPR, mevcut iş süreçlerinin gözden geçirilmesi ve değiştirilmesi anlamına gelir. Dolayısıyla daha etkin ve verimli süreçleri kullanarak maliyetleri düşürüp karınızı artırabileceksiniz.

İş Süreçlerinin Yeniden Yapılanmasının Tarihi

1990 yılında Michael Hammer ve James Champy, “İşletmelerin Yeniden Yapılanması” adlı bir kitap yayınladılar. Bu kitapta bazı durumlarda organizasyonu veya şirketi değiştirip tamamen yeniden yapılandırmanın maliyetleri düşürmenin ve hizmet kalitesini artırmanın tek yolu olduğu belirtiliyor. Kitaplarında bu iki kişi, iş sürecini hızlandırmak ve kaliteyi, zaman yönetimini ve maliyet kontrolünü iyileştirmek için süreç yeniden mühendisliğine yardımcı olan 7 ilkeyi tanıttı.Bu 7 ilke şunlardır:

1. Sonuçlara göre faaliyetlerin planlanması
2. Organizasyonun tüm süreçlerinin bulunarak aciliyete göre yeniden tasarlanması
3. Bilgi teknolojisi ile ilgili faaliyetlerin ve bilgi üretmeye yönelik fiili faaliyetlerin birleşimi
4. Uzak kaynakların doğru yönetimi
5. Paralel faaliyetlerin sonuçlarının bağlanması
6. Karar verme sürecini kontrol etmek
7. Bilgiyi kaynağından alın

İş sürecinin yeniden yapılandırılması nasıl uygulanır?

İş süreçlerinin yeniden yapılandırılmasının aşağıda tanıtacağımız ve inceleyeceğimiz adımları vardır.

İş vizyonunu ve hedeflerini tanımlamak

Öncelikle kendimize çok açık, net ve ölçülebilir hedefler koymamız gerekiyor. Örneğin fiyatların düşürülmesi, ürün kalitesinin arttırılması vb. şeyler hedef olarak değerlendirilebilir. Hedeflerinizin çerçevesini kurumun hedefleri doğrultusunda belirlemeye dikkat edin.

Organizasyonun süreçlerini incelemek

Hedefleri belirledikten sonra tüm süreçleri gözden geçirmeli, iyi çalışmayan veya iyileştirilebilecek olanları tespit etmelisiniz. Bu ayrım çok önemlidir ve bir başka deyişle BPR’nin başarısını veya başarısızlığını belirler.

Zarar veren süreçlerin ölçülmesi ve ölçülmesi

Önceki adımda sorunlu süreçleri kara listeye aldık. Liste tamamlandığında bu öğelerin neden kara listeye alındığını kontrol etmelisiniz. Bu süreçlerin her birini tamamen tarafsız bir şekilde incelemeye ve yargılamaya çalışın. Bu karara ilişkin kriterlerin kuruluş tarafından onaylanan standartlar veya diğer rakiplerin doğru performansı olması gerektiğini unutmayın.

Güçlü ve ilgili bir bilgi teknolojisi sistemine sahip olmak

BPR adımlarını doğru bir şekilde gerçekleştirmek için verimli, doğru ve ilgili bir bilgi teknolojisi sistemine erişimimiz olmalıdır. Bu nedenle işe başlamadan önce değişiklikleri yönetmek için gereken bilgi sistemlerini kurmak daha iyidir çünkü bu sistem olmadan değişime ve dönüşüme neden olan tüm faktörleri dikkate alamayız.

İlk ürünü tasarlayın, oluşturun ve test edin

Ürün pazara çıkmadan önce prototip yapıp denemek daha iyidir. Ürünün test aşamasında başarılı olmaması durumunda daha büyük boyutlarda üretilmesi engellenecektir. BPR’nin başarısız olmasının nedenlerinden biri, test aşamasının sınırlamalarını tanıyamamasıdır.

Koordinasyon ve değişim yönetimi

Ancak başarılı bir BPR’ye sahip olmanın son adımı değişimi iyi yönetmektir. Yeni belgelerin hazırlanması, organizasyon yapısı, yönetim modelleri, yeni sorumluluk çizelgeleri vb. gibi hususların dikkate alınması, yeni iş yapış şekillerini daha net ve net hale getirir.

İş sürecinin yeniden yapılandırılması nasıl kullanılır?

Söylediklerimizle artık BPR’nin önemini anlamışsınızdır ve işletmeniz için neden bu kadar önemli olduğunu biliyor musunuz? Peki BPR sistemini işimizde nasıl kullanmalıyız?

BPR sürecinin uygulanmasının adımları vardır:

• Yeniden mühendislik gerektiren süreçlerin teşhis edilmesi ve tanımlanması
• Ekip üyelerine görevlerin tanımı ve atanması
• Kusurların ve sorunların belirlenmesinin yanı sıra mevcut süreç belgelerinin gözden geçirilmesi ve incelenmesi
• SOP ve yeni süreçlerin haritasının hazırlanması
• Proses testi
• Süreç yürütme

Kuruluşlar neden süreç yeniden yapılandırmasını kullanmalı?

Günümüzde organizasyonlarda ve şirketlerde süreçlerin yeniden yapılandırılması konusu en önemli yönetim tartışmalarından biri haline gelmiştir. Peki kuruluşlar neden BPR kullanmalıdır?

Daha önce de belirttiğimiz gibi kısa vadede süreçleri iyileştirerek kuruluşunuz için uygun ve kabul edilebilir bir pozisyon yaratabilirsiniz. Ancak organizasyonun uzun vadeli gelişimi için süreçlerin yeniden yapılandırılmasından başka bir yol olmayacaktır.

Organizasyonların değişim mühendisliğine olan ilgisi ve kullanımında etkili olan faktörler, daha sonra inceleyeceğimiz iç ve dış olmak üzere iki kategoriye ayrılmaktadır.

İşletmelerin BPR konusundaki istekliliğini etkileyen dış faktörler

• Küresel pazarlarda rekabetin yaygınlaşması ve artmasıyla birlikte organizasyonlarda değişim ve yeniliğe olan ihtiyaç geçmişe oranla daha fazla hissedilmektedir. Bir işletmenin küresel pazarlarla rekabet edebilecek hizmet ve ürünler üretebilmesinin tek yolu budur.
• Bir diğer faktör ise müşterilerin bitmek bilmeyen ihtiyaç ve beklentileridir. Günümüzün rekabetçi dünyasında müşterilerine daha iyi hizmet ve ürünler üretip sunmanın yollarını arayan ve onların memnuniyetini düşünen işletmelerin BPR sistemini işletmelerinde uygulaması gerekmektedir.
• Günümüzde bilgi teknolojisinin önemi o kadar fazladır ki, organizasyondaki hemen hemen herkesin herhangi bir görevde onunla uğraştığını söyleyebiliriz. Bu nedenle bilgi teknolojisinin büyümesi, organizasyonların yeniden yapılandırılmasında bir başka faktör olarak değerlendirilmektedir. Bilgi teknolojisindeki hızlı değişimler, kuruluşların güncel kalmasına, daha iyi ve daha hızlı iletişim kurmasına yol açmaktadır.

İşletmelerin BPR konusundaki istekliliğini etkileyen iç faktörler

Ancak önceki bölümde bahsettiğimiz dış faktörlerin yanı sıra, farklı organizasyonlarda süreç yeniden yapılanmasının içsel nedenleri de olabilir.

• Bunlardan biri, kuruluşların BPR’yi seçme ve uygulama konusunda teşvik edici bir faktör olarak hareket edebilen kuruluşun stratejilerindeki değişikliktir.
• Diğer bir faktör ise organizasyon yapısındaki değişikliktir ve bu da süreçlerin diğer faktörlere göre daha fazla değiştirilmesi gerektiğine işaret edebilir.
• Ayrıca, konuların basitleştirilmesi gerekliliği, verimsizliklere daha fazla dikkat edilmesi ve komplikasyonların azaltılması gibi hususları içeren BPR ihtiyacının iç faktörlerinden biri olarak da değerlendirilmektedir.
• Bahsettiğimiz şeylerin yanı sıra süreçlerde, yöntemlerde, becerilerde vb. arzu edilen değişiklikler de değişim mühendisliği seçiminde içsel faktörler olarak değerlendirilebilir.

BPR uygulamasının sınırlamaları nelerdir?

• Eşitsiz ve adaletsiz mali koşullar
• Çok sayıda aktif proje
• Kötümserlik ve başarısızlık korkusu
• Çalışanların projenin uygulanmasına karşı cephe alması ve direnmesi

BPR’yi uygulamanın önkoşulları nelerdir?

Herhangi bir yeni sürecin uygulanması bir dizi ön koşulun oluşturulmasını gerektirir. BPR sistemi de bu kuralın bir istisnası değildir ve uygulanması özel hazırlıklar gerektirir. Aşağıda bu ön koşullardan bahsettik.

• Gerçekçi beklentiler
• Organizasyon yöneticilerinin bağlılığı ve desteği
• Çalışanların aktif katılımı
• Ortak vizyon ve hedeflere sahip olmak
• Doğru yönetim ilke ve yöntemlerini uygulamak

Ve sonunda…

Yeniden mühendislik, dediğimiz gibi, köklü ve eski yöntemleri bırakıp, kuruluşun mal ve hizmetlerini üretmek ve müşteriye değer aktarmak için gerekli olan yeni yöntemlerin kazanılması anlamına gelir.

Bu yazımızda iş süreçlerinin yeniden yapılandırılmasını inceledik. İş sürecinin yeniden yapılandırılmasının, bunları ilk seferde uygulama konusunda başarısız olmanız durumunda bu adımları bir daha tekrarlayamayacağınız değişiklikler olduğunu bilmekte fayda var. Çünkü bu iş genellikle finansal yatırım ve çalışanların motivasyon eksikliğini de içeren yüksek bir risk taşır. Bu nedenle bu adımları en üst kademeden en alt kademeye kadar doğru, eksiksiz ve tüm pratik yönlerini dikkate alarak yapmaya çalışın.