blog posts

İş sisteminizde yaratıcılık ve dönüşüm yaratmak için faaliyetleri ve süreçleri günlük olarak gözden geçirmeli ve gözden geçirmelisiniz. Bu amaç için doğru çözüm, bpms ile birlikte ofis otomasyon yazılımını kullanmaktır. Bu iki sistem arasındaki farkları bilerek işletmeniz için faydalı ve verimli çözümler ve araçlar bulabilir ve kullanabilirsiniz.

Ofis otomasyon sistemi ile bpms’yi karşılaştırmadan önce her birini kısaca tanıtıyoruz.

Ofis otomasyon sistemi nedir ve uygulaması nedir?

İdari yazışmalarla ilgili süreçlerin mekanize bir şekilde takip edilebilmesini sağlayan yazılımlara idari otomasyon denir. Ofis otomasyonu faks, SMS ve e-posta gibi sistemlere odaklanır. Bu sistemde bilgisayar bilgileri internet yardımıyla ve ortak yazılımlar kullanılarak bütünleşik bir şekilde düzenlenir.

Ofis otomasyonunun uygulamaları şunları içerir:

• Kağıdın ofis sisteminden çıkarılması
• Maliyet tasarrufu
• İdari talimatlara göre mektupların düzenlenmesi, gönderilmesi ve dağıtılması
• Organizasyon içerisinde gizli doküman kurallarına göre erişim kapsamının tanımlanması ve oluşturulması

Bpms sistemi nedir ve uygulaması nedir?

İş süreci yönetim sistemi veya bpms, müşteriyi memnun etmek ve kuruluşun faaliyetlerini sürekli olarak iyileştirmek amacıyla kuruluşun faaliyetlerini koordine etmek ve uyumlu hale getirmek için yeni bir yönetim yaklaşımıdır.

İş süreci yönetim sisteminin uygulamaları şunlardır:

• Süreçlerin bpms uzmanı tarafından izlenmesi, kontrolü ve hassas yürütülmesi
• Yeniden mühendislik ( BPR ) ile birlikte mevcut süreçlerin incelenmesi ve tanımlanması, arzu edilen ve uygun süreçlerin tasarlanması ve uygulanması
• Yeniden yapılandırılmış süreçleri tanıyarak ve inceleyerek süreçleri modelleme
• Süreçlerin uygun yazılımlarla hayata geçirilmesi ve hayata geçirilmesi

Ofis otomasyonu ile bpms arasındaki işlevsel fark nedir?

Ofis otomasyon sistemi ile bpms arasındaki temel fark, işlevleriyle ilgilidir. Organizasyonun öngörülebilir ve tekrarlanan akışlarının otomasyonu bir yazılım platformu şeklinde tanımlanır. Aslında ofis yazışmalarının otomasyonu ofis otomasyon sisteminin ana işlevidir. Ancak satın alma siparişleri, hizmet talepleri, izin talepleri vb. şeyler, bir kuruluşun bpms sistemiyle kolayca yönetilebilecek günlük operasyonlarının yalnızca küçük bir parçasıdır.

Ofis otomasyon sistemi ve bpms’nin karşılaştırılması

Bu iki yazılımın pek çok benzerliği olsa da, farklı alanlarda bpms ile ofis otomasyonu arasındaki fark çok açıktır. Bu bölümde idari otomasyon sistemi ile bpms arasındaki farkları inceleyeceğiz.

Sistem uygulamasında farklı hedefler

Organizasyonlarda idari otomasyonun uygulanmasının amacı, sekretaryanın elektronik organizasyonuna ilişkin süreçlerin düzenlenmesi ve organize edilmesidir. Birbirleriyle iç yazışmaya ihtiyaç duyan veya mektupların üretilmesi ve kaydedilmesi sürecinde yer alan birimler bunu kullanır.

BPMs yazılımını uygulamanın amacı kuruluşun genel veya özel süreçlerini uygulamak, organize etmek ve iyileştirmektir.

Sistem yönetiminde farklı hedefler

Ofis otomasyon yönetimi departmanı sekreter meslektaşları ve ofis yetkililerinden oluşmaktadır. BPM sisteminin yönetim kısmı, alt süreçlerin bütünlüğünü oluşturmak ve sürdürmek amacıyla süreç sahiplerinin üyeleri ve ana yönetim komisyonu ile uzmanlaşmış alt birlikleri içerir.

Dağıtım ve uygulama yöntemindeki fark

Genellikle ofis otomasyon yazılımlarının kurulumu ve uygulanması önceden belirlenmiş bir program içerisinde sağlanır. Penetrasyon kapsamı ve süreçlerin karmaşıklığı dikkate alınarak bir bpms programının konuşlandırılması sağlanabilir.

Süreç içerik analizindeki farklılıklar

BPMS sisteminde sürecin içeriği kolaylıkla kontrol edilip analiz edilebilmektedir. Ancak ofis otomasyonunda metin odaklı olması nedeniyle analiz aralığı çok küçük ve sınırlıdır.

Ofis otomasyon sistemine kıyasla bpms uygulamasının riski nasıl azaltılabilir?

BPM’lerin doğru ve doğru uygulanması için, uygulama riskini azaltan faktörleri göz önünde bulundurmalısınız. Bu öğeleri daha ayrıntılı olarak inceleyeceğiz.

• Donanım ve ağ alanı gibi BT altyapısının yazılım kullanıcı sayısıyla orantılı olması gerektiğini unutmayın. Aslında yazılım bilgisinin büyüme hızı artarsa ​​donanım ve ağı bunlara uyarlamanız gerekir.
• İş süreci yönetimi ile organizasyon stratejisi yönetimi arasında koordinasyon ve uyum oluşturmaya çalışın. Yani eğer kurumun yönetimi bilgi teknolojileri alanındaki sistemlerin kullanılmasına inanmıyorsa asla bu sistemlere yönelmeyin. Çünkü bu inançsızlık örgütün alt katmanlarına geçerek sistemi kullanmayı bırakacaktır.
• Süreçlerin ana sahipleri yazılımın kullanımına dahil değilse, amaçlanan sistemin verimliliği artmayacaktır.
• Bpms yazılımını üretici firmalardan (yabancı firmalara bağımlı olmadan) almaya çalışın. Çünkü bpms’in organizasyondaki yaygınlığı ve verimliliğine göre müşterilerin sistemi nasıl saklayacakları, nasıl destekleyecekleri gibi konularda rahat olmaları gerekmektedir.
• Öncelikle organizasyondaki idari otomasyon sistemini kullanarak sürecin davranış modelini hazırlamanız, ardından bpms’e gitmeniz gerektiğini unutmayın. Aslında bpms sisteminde süreçlerin sıfırdan oluşturulması gerekmiyor, ancak var olmaları ve bpms ile çalıştırılmaları gerekiyor. Elbette süreçlerin optimizasyonu ve yeniden yapılandırılması bpms ile yapılabilir, ancak sürecin oluşturulması önce kağıt üzerinde yapılmalı ve manuel yürütmenin ardından bpms ile uygulanmalıdır.
• Proje başarısındaki en önemli faktörlerden biri iş yönetimi süreçlerinin açık, net ve doğru tanımlanmasıdır. Başka bir deyişle kurumda uygulanacak sürecin açık, basit ve kurumdaki herkes tarafından kabul edilebilir olması gerekmektedir.

Bir kuruluş ofis otomasyonunu uyguladıktan sonra neden bpms kullanmalıdır?

Her organizasyonda bilgi dolaşımı ve değişimi, farklı departmanların bilgi ihtiyaçlarının karşılanması açısından oldukça önemli ve gerekli bir konudur. Bunun için kurumun bilgi başlıklarının üretimini ve dolaşımını tanımlı ve standart bir yapıya oturtarak zevkli, eksik ve kalitesiz bilgi üretiminin önüne geçmelisiniz. Kuruluşlardaki bilgi alışverişi formatlarının türlerinin şunları içerdiğini bilmekte fayda var: mektuplar, formlar, raporlar, yayınlar, sertifikalar, faturalar, toplantı tutanakları vb.

Bahsettiğimiz durumlar arasında, daha önce benzer durumların tekrarlanmadığı yeni bir konu, format ve içerikle karşılaştığımızda genellikle mektubu kullanırız. “Mektup”, kuruma dışarıdan yeni bir içeriğin girdiği ve farklı birimlerde önceden belirlenmiş bir yol kat etmesi gerektiği durumlarda kullanılır. Bu noktaya dikkat edin, eğer kuruluşun en fazla bilgi dolaşımı “mektup” türünde ise bu kuruluşun bilgi açısından standart bir kuruluş olarak değerlendirilmemesi ve içinde standardizasyon işleminin bir an önce yapılması gerekmektedir.

Ancak organizasyonda bir konu veya içerik defalarca gündeme geliyorsa, zamanla ve tekrarlanarak izlemesi gereken yol belli olur. Burada içeriği oluşturmak ve dağıtmak için “form” kullanılmalıdır. Çünkü formların standardizasyon, analiz, raporlama gibi özellikleri bulunmaktadır.

İdari otomasyon sistemindeki önemli varlığın “harf” olduğunu unutmayın. Her ne kadar dediğimiz gibi mektuplar standart olmasa da ve form ve kontrol listelerine göre daha sınırlı yeteneklere sahip olsa da kurum içinde varlığı ve dolaşımı kaçınılmazdır. BPMS sistemindeki bilgi dolaşımının ana varlığı ve formatı formlar ise.

Son olarak ofis otomasyon sistemi yazılımı ile bpms’nin birbirini tamamlayıcı nitelikte olduğunu ve bir kuruluşun ofis otomasyon sistemini kurduktan hemen sonra bpms yazılımına geçmesi gerektiğini söylemek gerekir. İşletmeler bpms sisteminde ofis otomasyon süreçlerini uyguladığında, kuruluşlarının diğer süreçlerini de bu araçta makineleştirme ve bunun sayısız faydalarından yararlanma olanağına sahip olurlar.