blog posts

Mükemmeliyet Merkezi veya CoE, bir kuruluşun bilgi ve ampirik verilerine dayanarak en iyi uygulamaların formüle edildiği merkezi bir konumdur. Son olarak bu yöntemler kurumun kültüründe standartlar haline gelir ve kurumun tüm alanlarında uygulanır.

Bu şekilde size yeni süreçleri test etmek, üretim iyileştirmelerini keşfetmek, izlemek ve yayınlamak için etkili ve uygun araçlar sağlarlar.

Mükemmelliğin merkezini ve yaratılışının adımlarını tanımak için bizimle kalın.

Mükemmeliyet Merkezi (CoE) nedir?

Mükemmeliyet Merkezi veya CoE , herhangi bir organizasyonun önemli ve temel bileşenleri olarak kabul edilen vasıflı ve uzman çalışanlardan oluşan bir ekiptir. Organizasyon genelinde dijital dönüşümü gerçekleştirmeyi amaçlıyorlar. Mükemmeliyet Merkezi, kuruluş genelinde kritik uzmanlığa erişimi geliştirmek için tasarlanmıştır.

CoE’ler genellikle bir organizasyonda beceri açığı veya bilgi açığı olduğunda oluşturulur. Örneğin kuruluşunuz, robotik süreç otomasyonunun (RPA) benimsenmesini ve entegrasyonunu yönetmek için yeni bir mükemmeliyet merkezi kurabilir .

Araştırma firması Gartner, etkili bir mükemmellik merkezini, bir disiplin içindeki uzmanlık ve kaynakların yoğunlaşması veya dünya standartlarında performans ve değer elde etme ve sürdürme yeteneği olarak tanımlıyor.

Süreç yönetimi ve otomasyonda, uzmanlığı ve kaynakları bir Mükemmeliyet Merkezi bünyesinde merkezileştirmek, üretimi artırdıkça, ek iş akışları oluşturmak ve üretim maliyetlerini düşürmek için geri dönüş sürelerini azaltarak ölçek ekonomilerini görebileceğiniz anlamına gelir.

Mükemmeliyet Merkezinin (CoE) amacı nedir?

CoE’nin en önemli hedefi verimsizlikleri ortadan kaldırmak ve organizasyonun olgunluk modelinin bir sonraki seviyesine taşınmasına yardımcı olmaktır. Bu nedenle yönetimden, iş kolundan (LOB) ve iş teknolojisinden (BT) temsilciler içermelidir.

Organizasyonun türüne bağlı olarak mükemmeliyet merkezi sürekli veya geçici olabilir. Bir CoE devam ederken, ekip üyelerinin genellikle başka iş sorumlulukları vardır. Ancak CoE geçici olduğunda ekip üyeleri bir takım günlük görevlerden azledilebilir.

İdeal durumda, CoE üyeleri merkezin ilgi alanındaki bilgiyi yaymaktan ve tavsiye edilen en iyi uygulamaları hayata geçirmeleri için personele destek sağlamaktan sorumludur.

 

Mükemmeliyet Merkezinin (CoE) bileşenleri nelerdir?

Bazen mükemmellik merkezine yeterlilik veya yetenek merkezi denir. Bahsettiğimiz gibi Mükemmeliyet Merkezi veya CoE, yeni teknoloji araçlarının, tekniklerinin veya yöntemlerinin araştırılmasına ve uygulanmasına öncülük eden bir ekiptir. Mükemmeliyet merkezinin bileşenleri şunlardır:

• Standardizasyon

• Verimlilik ve üretkenliğin ölçülmesi

• Kaldıraçlı varlıklar

• Nitelikli ve uzman uzmanlar

• Güçlü yönetim ve yönetişim

Bilmekte fayda var, kaldıraçlı varlıklar kar veya zararı çoğaltmanın bir yöntemidir. Daha doğrusu kaldıraç, işten elde edilen geliri katlamak amacıyla borç almak anlamına gelir.

Mükemmeliyet Merkezinin (CoE) faydaları nelerdir?

Bir mükemmeliyet merkezini kullanarak aşağıdakilerden emin olabilirsiniz:

• Elinizde bulunan kaynakları en iyi şekilde kullandınız.

• Müşterilerinize kaliteli ve verimli ürün ve hizmetler sunuyorsunuz.

• Verimsiz yöntemleri ortadan kaldırarak operasyonel maliyetleri azaltırsınız.

• Yeni becerileri ve teknolojileri uygulamak için daha az zamana ihtiyacınız var.

Kuruluşunuzda bir Mükemmeliyet Merkezi (CoE) oluşturma adımları

Şimdi size başarılı bir Mükemmeliyet Merkezi’ni nasıl oluşturabileceğinizi, kritik uzmanlığı nasıl paylaşabileceğinizi ve işletmenizde teknolojinin benimsenmesini nasıl artırabileceğinizi anlatacağız.

Adım 1: Tasarım ilkelerini ve en iyi uygulamaları açıkça tanımlayın

Süreçlerinizin her adımı, loglama, izlenebilirlik ve uzun vadeli çözüm desteği gerektirir. Projelerinizde izlenebilirlik, uyarlanabilirlik ve esneklik yaratmanıza ve hedeflediğiniz yaklaşıma göre doğru yönde ilerlemenize yardımcı olur.

Çözümleri iş değişikliklerine uyarlamak ve ortaya çıkabilecek sorunlara karşı esnek olmak istiyorsanız çözümlerin nasıl oluşturulduğuna ilişkin net kurallar tanımlamanız gerekir.

Adım 2: Güçlü bir ekip oluşturun

Mükemmeliyet merkezi yaratmanın başarı faktörlerinden biri yenilikçi ve yaratıcı bir ekibe sahip olmaktır. Ancak risklerden endişe ederlerse yenilik yapamazlar. Ekip üyelerinizi farklı teknolojileri kullanma konusunda eğitebilseniz de, yenilik yapma ve hesaplanmış riskler alma konusunda doğal bir eğilime sahip olmak önemlidir.

Bu nedenle tüm ekip üyelerinin risk alma, hatalarını paylaşma ve onlardan ders alma kapasitesine sahip olması gerekir. Hızlı bir sistemle ekibiniz sürekli iyileştirme için çevik yöntemlerle çalışabilir. fail-fast , arayüzünde bir arızaya işaret edebilecek her türlü durumu raporlayan bir sistemdir. Bu sistemi kullanmak hızlı sonuçlara yol açar. Ortak başarıyı sahiplenme duygusuyla iş ekibinize bütünlük ve enerji kazandırabilirsiniz.

3. Adım: Yeniden kullanılabilir bileşenler kümesi oluşturun

Yeniden kullanılabilen bir dizi bileşen değer katabilir ve faaliyetlerinizi hızlandırabilir. Bileşen, bir belgenin şablonu veya geliştiricilerin oluşturduğu bir şey kadar basit bir şeydir. Tasarlanan her şey, onu birçok şekilde kullanabileceğiniz şekilde yapılmalıdır.

Örneğin, özelleştirilebilir bir iş akışı onayı oluşturabilirsiniz. Bu nedenle ekip üyeleri şunları seçebilir: kaç düzeyde onaylayıcıya sahip olacağı, her düzeyde onayları kimin yapacağı, reddetme yolunun ne olacağı vb. bu yapılandırmalar onay iş akışı anlamına gelir. Bu nedenle kuruluşunuzun çevikliğini gerçekten artırabilirsiniz.

Bu, birden fazla iş akışı oluşturmanıza gerek kalmadığından derleme maliyetlerinden tasarruf etmenize yardımcı olur. Aksine, ayarlanabilir yinelemelerde yalnızca bir kez yeterlidir. Ayrıca, daha önce test edilmiş öğeleri yeniden kullandığınızda geri dönüş sürelerini hızlandırabilir ve daha yüksek kalitede çıktı sağlayabilirsiniz.

4. Adım: Kararlı ve izlenen ortamlar oluşturun

CoE’nin bir parçası olarak aktif izleme akışlarının oluşturulması önemlidir. Sık sık kalite güvencesi ve platform test süreçleri oluşturmak, üretim değişikliklerinin en iyi uygulamalara göre ilerlediğinden emin olabileceğiniz anlamına gelir. Bu amaçla BPMS sistemlerinden yardım alabilir, sorunlarınıza anında çözüm sağlayabilirsiniz.

Adım 5: Süreçleri sürekli iyileştirin

Her şeyin doğru şekilde, doğru zamanda ve doğru kişilerle yapılmasını sağlamak için yinelenen bir süreç oluşturun. Bunun için 3 katmanlı bir değerlendirmeyi içeren alma sürecini kullanmak daha iyidir:

1. Uygunluk: Süreç otomatikleştirilebilecek kadar olgun ve istikrarlı mı?

2. Karmaşıklık: Sistem dillerinin entegrasyonunu değerlendirin.

3. İş değeri: Tasarrufları, zamanı ve maliyetleri değerlendirin.

Bu yöntemle birlikte sürekli öğrenme için geriye dönük süreçler kurmalısınız. Üyeler, ekibin tüm eserlerini tutacak bir belge deposu oluşturarak bilgileri çapraz kontrol edebilir, pazara sunma süresini hızlandırabilir ve sonuçta kaliteyi artırabilir.

Adım 6: Esnek ve esnek bir yönetim yöntemi tasarlayın

Bu aşamada uyumluluğu sağlamak ve en iyi performansı yaratmak için hafif, uyarlanabilir ve esnek bir yönetim yöntemi tasarlamanız gerekir. Kuruluşunuzun altyapı ekiplerinden danışmanlık gerektiren alanların bir listesini sağlamalarını isteyin. Daha sonra ekipleri planlama, test etme, oluşturma, devreye alma ve gözden geçirme döngüsüne dahil edin.

Bunları yapmak, doğru kişileri doğru zamanda işe alarak verimliliği ve üretkenliği artırmaya yardımcı olur. Aynı zamanda kaliteyi artırır ve yeniden işleme oranlarını azaltır. Çünkü ilk kontroller süreçlerin doğruluğunu teyit etti.

Dijital dönüşümde başarı, araç ve teknolojilerin yanı sıra kuruluşun değer yaratma becerisine de (müşterilerle birlikte kritik ve kritik iş süreçlerinin yeniden tasarlanması yoluyla) bağlıdır.

İş Süreçleri Yönetimi (BPM), dijital dönüşümde başarı olasılığını artıran bir çerçevedir. Modern BPM çözümleri, daha akıllı süreçler oluşturmak için mevcut teknolojiden ve kurumsal varlıklardan yararlanır. Bu akıllı süreçler operasyonel verimliliği artırır. Süreçlere ilişkin daha iyi görünürlük sayesinde, üstün iş çevikliğine sahip olacak ve müşterilerinize daha kaliteli ürün ve hizmetler sunabileceksiniz.

CoE ve BPM’nin entegrasyonu

BPM CoE, bilginin daha etkin kullanımı ve paylaşımı, tutarlı standartların uygulanması, kaynak kullanım süreçlerinin optimizasyonu ve hizmet yönetimi için organizasyon yapıları ve prosedürler oluşturarak işletmelerin çok çeşitli faydalar elde etmesini sağlar.

BPM CoE, uzun vadeli bir vizyon oluşturmada, BPM girişimlerine yaklaşmada sistematik bir yaklaşım uygulamada ve sonunda BPM olgunluğuna ulaşmada kilit bir rol oynar. Adından da anlaşılacağı gibi Mükemmeliyet Merkezi, tüm süreç girişimlerinin merkezinde yer alır ve üst düzey yönetim tarafından yönetilir. AK’nin hayata geçirilmesi için yapılması gereken kararlar ve görevler göz önüne alındığında, kurumun üst yönetiminin bu rolü üstlenmesi esastır.

BPM CoE’nin bazı önemli yönleri şunlardır:

• Yönetişim : Bu bölüm bir sürecin sahiplenilmesiyle, yani sahipliğin bir bireye veya gruba atanmasıyla ilgilidir.

• Proje Durumu : Bu bölüm, uygulanmakta olan çeşitli süreç girişimlerinin durumunun yönetilmesinde önemli bir rol oynar.

• Sağlanan Değeri Takip Edin : Bir BPM CoE, BPM girişimleri aracılığıyla sağlanan değeri sürekli olarak izlemelidir.

• Süreç portföyü : BPM CoE, tüm departmanlarla çalışırken bir süreç portföyü oluşturabilir. Bu portföy gelecekteki talebin iyi anlaşılmasını sağlar ve buna yönelik planlama yapılmasına yardımcı olur.

• Standartlar : Bu bölüm organizasyon genelinde istikrar ve koordinasyonun sağlanması açısından oldukça önemlidir.

• Beceriler : BPM CoE, süreç iyileştirme faaliyetleri ve yeni teknolojilerin uygulanmasıyla ilgili becerilerin oluşturulmasında ve sürdürülmesinde kritik bir rol oynar.

• Yeniden kullanılabilir hizmetler : BPM CoE, yaygın olarak kullanılan hizmetlerin yanı sıra geliştirilmekte olan tüm hizmetlerin bir listesini tutabilmelidir.

Bir BPM CoE birçok biçim ve modele sahip olabilir. Merkezi olmayan, federe bir modelden, temel varlıkların, çerçevelerin, hizmetlerin ve araçların merkezi olarak yönetildiği merkezi olarak organize edilmiş bir yapıya. Ancak başlangıçta, organizasyonun olgunluk seviyesinin düşük olduğu durumlarda, geliştirme ekiplerinin, varlıkların, hizmetlerin ve araçların bir grubun parçası olduğu ve merkezi olarak yönetildiği merkezi bir model oluşturmak daha iyidir. Bir süre sonra olgunlaşarak kuruluşunuzun geliştirme ekibi, federe modele benzer şekilde merkezi olmayan bir şekilde çalışabilir.

Genel olarak BPM Mükemmeliyet Merkezi veya BPM CoE, BPM girişimlerini kurumsallaştırmayı ve faydalarını kuruluş genelinde merkezi bir şekilde sürdürmeyi amaçlayan önemli bir organizasyonel mekanizmadır.