Kanban nedir ve projelerinizi daha iyi yönetmenize nasıl yardımcı olur?
Kanban, süreçler sırasında iş akışını yönetmeye yönelik sezgisel bir sistemdir. Zamanın kısa, işin çok olduğu bu günlerde projeleri daha iyi yönetmenin bir yolu her yöneticinin, çalışanın ve ekip üyesinin hayalidir. Bazen iyi kalpli bir perinin bulunmasını ve her şeyi sihirli değneğiyle organize etmesini dileriz! Güzel olurdu değil mi? Çok düşük bir ihtimal de olsa böyle bir şey olursa bir ay sonra projenin nasıl olacağını tahmin edebilirsiniz. Evet, ilk günde her şey dağılır!
Nereden? Çünkü süreçlerin plana göre yönetilmesi, organize edilmesi ve yürütülmesi mucizevi bir şekilde gerçekleşen bir şey değildir, her süreçte ilerleyen ilkeler gerektirir. Şu anda bu makaleyi okuyorsunuz ve bu, projelerinizi daha iyi yönetmenin bir yolunu aradığınız anlamına geliyor. Belki bir ekip yöneticisisiniz ve müşteri siparişlerini organize etmenin temel bir yolunu arıyorsunuz, değil mi?
Gelin daha yakından bakalım, büyük olasılıkla çevik metodoloji kelimesini ilk olarak iş yerinizde veya başka makalelerde duydunuz , sonra okudunuz ve bu kavramı operasyonel hale getirmenin bir yolunu ararken bu sayfayla karşılaştınız!
Bu doğru? Cevabınız ne olursa olsun, doğru yere geldiniz! Kanban projenizi düzenli tutacak bir motordur!
Kanban nedir?
duyuru panosu anlamına gelen Japonca bir kelimedir; Farklı takım odalarında gördüğünüz ünlü tahtanın aynısı! Bu pano aslında ekibin çeşitli görev ve görevleri yerine getirme kapasitesini gösteren bir semboldür. Kanban, işin tanımlanmasına, yönetilmesine ve projedeki bilgi aktarım sisteminin iyileştirilmesine odaklanan bir iş akışı yönetim yöntemidir. Bir Kanban bize hem iş sürecini hem de yapılması gereken görevi görsel olarak gösterir.
Kanban, projenin ek maliyet olmadan ve uygun hızda ilerleyebilmesi için proje sürecindeki olası darboğazları tespit edip düzeltmeyi amaçlamaktadır.
Kanban metodolojisi, yaptığınız her şeyi kademeli olarak iyileştirmeye yönelik bir süreçtir. Bilişim , yazılım geliştirme, insan kaynakları, işe alım, pazarlama ve satış, lojistik ve aklınıza gelebilecek her alanda ! Aslında işin hemen hemen her bölümü Kanban ilkelerinin uygulanmasından faydalanabilir.
Bilgiye dayalı Kanban metodolojisi, kitabın yazıldığı dönemden (evet, Kanban hakkında bir kitap var!) günümüze kadar planlama ve üretkenlik alanında çeşitli uzmanların düşüncelerinden ve bakış açılarından yararlanılmıştır. Projeleri ileriye taşımanın kapsamlı ve güçlü bir yolu haline geldi.
Don Reiner-Tsen (“Ürün Geliştirme Akışının İlkeleri” kitabının yazarı), Jim Benson (“Kişisel Kanban” fikrinin öncüsü) ve daha pek çok kişi bu alana katkıda bulundu.
İdeal bir Kanban sistemi, tedarikçiden son tüketiciye kadar tüm değer zincirini kontrol eder. Bu sayede Kanban sistemi, üretimin farklı aşamalarında mal tedarikindeki aksaklıkları ve aşırı depolamayı önlemeye yardımcı olur. Kanban sistemi sürecin sürekli izlenmesini gerektirir. Üretim sürecini yavaşlatabilecek darboğazlardan kaçınmak için özel dikkat gösterilmelidir. Amaç, şirketin operasyonel verimliliğini artırırken ürün teslimat süresini azaltmaktır. Zamanla Kanban birçok üretim sisteminde etkili bir yöntem haline geldi.
Kanban’ın ortaya çıkışı, bir kahramanın ortaya çıkışı!
Kanban’ın icadının kökenlerini bulmak için yıllar önce Batı Asya’ya gitmemiz gerekiyor! Her şey Japonya’da 1940’ların başında Taichi Ono adlı bir endüstri mühendisinin proje yönetimi yöntemini geliştirmenin ve şirketinin verimliliğini artırmanın bir yolunu aramasıyla başladı; Bugün hepimizin adını bildiği start-up bir şirket; Toyota otomobil şirketi Japonya’da!
Kanban sisteminin gelişmesinin ana nedeni ana şirketi Toyota’nın Amerikan otomobil devlerine karşı zayıflığıydı; Toyota düşük üretkenlik ve düşük verimlilikten muzdaripti ve bu nedenle Bay Taichi bu sorunları çözmenin bir yolunu arıyordu ve bu zayıflıktan dünyanın büyük otomotiv güçlerinin planlama yöntemlerinin önünde durabilecek bir sistem ortaya çıktı. : Kanban sistemi!
Kanban başlangıçta mühendislerin ve yöneticilerin üretimin her aşamasında işi ve envanteri kontrol etmesine ve yönetmesine yardımcı olabilecek basit bir planlama sistemi olarak yaratıldı. Kanban’ın yardımıyla tam zamanında üretim için esnek ve verimli bir sistem elde etti; Bu sistem yalnızca şirketin tamamının verimliliğini artırmakla kalmadı, aynı zamanda hammaddelerin, yarı mamul parçaların ve nihai ürünlerin depolanmasına ilişkin şaşırtıcı maliyetleri de azalttı.
Kanban’ın temel ilkeleri
Kanban metodolojisi, iş akışını yönetmek ve iyileştirmek için ilke ve yöntemleri takip eder. Bir organizasyonun tüm süreçlerinde kademeli iyileştirmelere neden olan, dönüştürücü ve tahribatsız bir yöntemdir. Bu ilkeleri ve yöntemleri izlerseniz, Kanban sistemini kullanmanın faydalarını başarıyla en üst düzeye çıkarabilir ve her işletme için önemli olan iyileştirilmiş iş akışından, azaltılmış döngü süresinden, artan müşteri değerinden ve daha iyi öngörülebilirlikten yararlanabilirsiniz. Kanban sisteminin 4 temel ilkesi ve 6 merkezi yöntemi vardır; Aşağıda bunları öğreneceğiz ve ardından her birini inceleyeceğiz.
Şu anda yapmakta olduğunuz şeyle başlayın
Kanban metodolojisi, önceki ayarlarınızda ve süreçlerinizde herhangi bir değişiklik yapmamayı güçlü bir şekilde vurgular. Esasen Kanban’ın daha önce yapılmış bir işe değil, doğrudan mevcut iş akışına uygulanması gerekir. Gerekli değişiklikler, belirli bir süre içinde ve ekibin rahat edeceği bir hızda yavaş yavaş gerçekleşmelidir.
Evrimsel değişiklikleri takip etmeyi kabul edin
Ekip yapısında ve işlerin yapılış biçiminde radikal ve ani değişiklikler yapmak, ekibin mevcut düzenini bozabilir ve ekip üyelerinin ve organizasyonun direncini tetikleyebilir. Ani değişimlere insanların alışması zordur ve uzun zaman alabilir. Kanban sistemi, mevcut yapıda ani değişiklikler yaparak üyeler üzerindeki baskıyı artırmak yerine, insanların yeni yönteme daha kolay alışabilmesi için küçük, evrimsel değişiklikler yapılmasını önermektedir.
Mevcut tüm iş rollerine, sorumluluklarına ve unvanlarına saygı gösterin
Birçok proje yönetimi yönteminden farklı olarak Kanban sisteminin kendisi organizasyona herhangi bir değişiklik dayatmaz. Bu nedenle mevcut iş unvanlarını ve iyi işleyen süreçleri değiştirmeye gerek yoktur. Ekibin kendisi gerekli değişiklikleri işbirliği içinde anlayacak ve uygulayacaktır. Bu üç ilke, organizasyonda değişiklik yaparken sıklıkla ortaya çıkan direnç duygusunun ve değişim korkusunun üstesinden gelinmesine yardımcı olur.
Kuruluşun her düzeyinde uygun ekip liderliği uygulamalarını teşvik edin
Kanban sistemi, organizasyonun her seviyesindeki durumun sürekli iyileştirilmesini teşvik etmekte ve liderlik davranışlarının mutlaka yöneticilerden kaynaklanmadığını, bunun yerine organizasyonun her seviyesindeki kişilerin fikirlerini ortaya koyabilmelerini ve liderlik becerilerini kullanabilmelerini belirtmektedir. Bu kendiliğinden davranış, yararlı değişikliklere ve ürün ve hizmet sunumunun mevcut durumunun sürekli iyileştirilmesine yol açabilir.
Kanban’ın önemli ve temel adımları
İşleri yapma sürecinde değişiklik her zaman zordur ve şirketler çoğu zaman bu tür değişikliklere direnir ancak Kanban proje yönetim sistemini kuruluşunuzda en iyi şekilde uygulayabilmek için adımlarını doğru ve doğru bir şekilde takip etmek gerekir. İlkeli yol: iş akışını görselleştirmekten geri bildirim döngüleri ve işbirlikçi sistemler oluşturmaya doğru ilerleme; burada bu adımların her biri hakkında daha fazla bilgi edineceğiz.
İş akışı görselleştirmesi
Bu eylem, Kanban sisteminin onaylanması ve uygulanmasında ilk önemli adımdır. Her süreç farklı aşamalardan oluşur ve bu aşamalarda işinizi teslim eder veya bir hizmeti gerçekleştirirsiniz; Kanban sistemini hayata geçirmenin ilk adımı bu adımları görselleştirmektir, sürecin ve işin karmaşıklığına bağlı olarak fiziksel tahta veya dijital tahta kullanabilirsiniz. Süreçlerin ne kadar karmaşık olduğuna bağlı olarak Kanban panonuz çok basitten çok karmaşıka kadar değişebilir.
Süreçleri görselleştirdiğinizde, şu anda yapmakta olduğunuz şeyi görselleştirebilirsiniz. Kanban panosu tasarımı farklı şekillerde yapılabilir, yaratıcılığınıza ve detayları kategorize etme ilginize bağlıdır. Her departman veya hizmet için farklı renkli çıkartmalar veya kartlar kullanabilir veya kategorileri farklı renklerde görüntüleyebilirsiniz.
Detayların nasıl düzenleneceği ve nasıl uygulanacağı sizin isteğinize bağlıdır. Yararlı bulursanız her etkinlik kategorisi için ayrı satırlar kullanabilirsiniz. Her neyse, başlangıçta işleri karmaşıklaştırmamak için, tek bir genel sıranız olabilir, her şeyi onunla yönetebilir ve bir süre sonra tasarımı yeniden yapabilirsiniz.
Devam eden çalışmayı sınırlayın
Kanban sistemini uygulamak için yapılan işin sınırlandırılması gerekir. Bu şekilde ekibinizi önce başladıkları işi bitirmeye ve ardından yeni bir göreve başlamaya teşvik edersiniz. Sonuç olarak, devam eden çalışmanın tamamlanması ve tamamlandı olarak işaretlenmesi gerekir. Bu eylem, yeni görevlerin girilmesi için alan sağlandığı için ekipte kapasite yaratır. Çalışmayı sınırlamaya karar vermek ilk başta kolay olmayabilir.
Aslında kısıtlama olmadan başlayabilirsiniz; Kanban sisteminin kurucularından biri, Kanban sistemini kullanmaya başladığınızda herhangi bir kısıtlama olmadan aktivitenize başlamanızı ve ilk aktiviteyi takip etmenizi önermektedir. İşlerin nasıl yapıldığına dair yeterli bilgiye sahip olduğunuzda ve ekip aktivitelerinin modelini gördüğünüzde, Kanban panosunda her aktivite seviyesi için iş akışı kısıtlamalarına ilişkin kurallar ve standartlar belirleyebilirsiniz. Tipik olarak birçok ekip, sınırlı etkinliklerin sayısını, her seviyedeki aktif üye sayısının yaklaşık 1 ila 1,5 katı olarak belirtir.
İş akışını sınırlamak ve her görev düzeyi için kuralları uygulamak, yalnızca ekibin yeni bir sorumluluk almadan önce mevcut işi tamamlamasına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda müşterilerin ve proje sahiplerinin her ekiple iletişim kurmak ve atamalar yapmak için yeterli zamana sahip olmasını da sağlar. görüş alışverişinde bulunuldu. Bu sayede ürün sahipleri, ekip için her anın değerli olduğunun farkına vararak, görüş alışverişinde bulunmak üzere bir toplantı yapmadan önce istek ve görüşlerini hazırlarlar.
iş akışı yönetimi
Kanban sisteminin ilk iki adımını ekip faaliyetlerine uyguladıktan sonra sonuç daha iyi yönetim ve gelişmiş iş akışı olacaktır. Kanban sistemi, iş akışının farklı aşamalarını ve her aşamadaki iş durumunu belirterek iş akışını yönetmenize yardımcı olur. İş akışının ne kadar iyi tanımlandığına ve iş kısıtlamalarının ne kadar doğru uygulandığına bağlı olarak, ya sorunsuz bir aktivite akışı elde edeceksiniz ya da işlerin biriktiğini göreceksiniz. Bir şey ekibin kapasitesini artırmasını engelliyor.
İş akışının başlangıcından sonuna kadar işlerin ne kadar hızlı ilerlediğine bağlıdır. Kanban sistemi, ekibinizin mevcut sistemi analiz etmesine ve iş akışını iyileştirecek ve her aktiviteyi gerçekleştirme süresini kısaltacak değişiklikler yapmasına yardımcı olur. İş akışını gözlemleme, darboğazları bulma ve ortadan kaldırma sürecinin önemli bir yönü, her bir aktiviteyi tamamlamak için gereken ortalama süreyi hesaplayabilmenizdir.
Böylece her aktivitenin bekleme aşamasında ne kadar zaman harcadığını, tamamlanma öncesi aşamada ise ne kadar zaman harcadığını bileceksiniz. Bu süreçte her aktiviteye ne kadar zaman ayırmanız gerektiğini öğrenecek ve böylece önemli bir noktaya ulaşacaksınız: Genel döngü süresini azaltmanın ana yolu, her aktiviteye harcanan zamanı azaltmaktır. İş akışı geliştikçe ekibiniz görevleri daha sorunsuz bir şekilde yerine getirmeyi öğrenir ve faaliyetleri daha öngörülebilir hale gelir.
Faaliyetlerin öngörülebilirliği arttıkça, müşteriler sipariş verme, ne istediklerini değerlendirme aşamasındayken ve siz onlar için henüz bir şey yapmamış olsanız bile, onlara güvenilir taahhütlerde bulunmak kolaylaşır. Güvenilir bir bellekle proje tamamlanma süresinin tahmin edilmesindeki iyileşme, Kanban sisteminin uygulanmasının en büyük faydalarından biridir.
Süreçlere ilişkin kuralların açıklanması
Tıpkı bir Kanban panosundaki süreçleri görselleştirmek gibi, işlerin yapılmasına yönelik politikaları, kuralları ve yönergeleri de görselleştirmek mantıklıdır. Her süreç için yönergeler geliştirerek, tüm çalışanların işin her bir bölümünü nasıl yapacaklarını öğrenmeleri için ortak bir temel tasarlarsınız. Kurallar panodaki her bölüme karşılık gelen sütunda uygulanabilir. Her bölüm için bir kontrol listesi, adım adım kılavuz ve başlangıç ve bitiş koşullarını göz önünde bulundurabilir ve bunları kontrol panelinde görüntüleyebilirsiniz.
Geri bildirim uygulama döngüleri oluşturun
Geri bildirim döngüleri herhangi bir iyi sistemin ayrılmaz bir parçasıdır. Kanban yöntemi, ekiplerin adımları, ölçümleri, raporları ve Kanban panosunda yapılan işin kalitesi hakkında ipuçları veren diğer görsel ipuçlarını gözden geçirmek gibi farklı türdeki geri bildirim döngülerini uygulamasını teşvik eder ve yardımcı olur. Başarılı takımlar arasında bir söz vardır: “Çabuk başarısız ol, çok başarısız ol!”.
Bu söz startup ekipleri arasında daha az anlaşılmaktadır ancak her aşamada, özellikle de projenin ilk aşamalarında geri bildirim alma fikri, mükemmel projeyi, ürünü veya hizmeti mümkün olan en kısa sürede sunmak için çok önemlidir. Geri bildirim döngüleri nihai sonucun kalitesini sağlamak açısından kritik öneme sahiptir ve onların yardımıyla müşterinin tüm beklentilerini karşılayan bir proje sunabilirsiniz.
Deneyimsel ve işbirliği içinde geliştirin
Kanban metodolojisi evrimsel bir iyileştirme sürecidir. Ve Kanban, ekibin kolayca uyum sağlayabileceği bir hız ve ölçekte küçük değişiklikler ve artımlı iyileştirmeler yapmanıza yardımcı olur. Kanban, ekipleri bilimsel yöntemleri kullanmaya teşvik eder; Bu şekilde bir hipotez önerir, onu ölçer, test eder ve elde edilen sonuçlara göre gerekli değişiklikleri uygularsınız. Çevik metodolojinin ilkelerini uygulayan bir ekip olarak asıl göreviniz, süreci sürekli değerlendirmek ve gerekirse ve mümkünse sürekli iyileştirmektir.
Yaptığınız her değişikliğin etkisi Kanban sisteminin sağladığı çeşitli sinyaller yardımıyla gözlemlenip ölçülebilir. Bu sinyalleri kullanarak, bir değişikliğin faydalı olup olmadığını değerlendirebilir ve bu şekilde devam edip etmeyeceğinize veya başka bir şey deneyip denemeyeceğinize karar verebilirsiniz. Kanban sistemi, sisteminizin performansı hakkında birçok bilgi edinmenize yardımcı olur; Fiziksel kart mı yoksa dijital kart mı kullandığınız önemli değil. Elde edilen veriler ve uygun kriterler yardımıyla takımınızın performansındaki iyileşmeyi veya düşüşü kolaylıkla değerlendirebilir, gerektiğinde takımınıza destek sağlayabilirsiniz!
Kanban nasıl çalışır?
Bu noktaya kadar Kanban sistemini kullanmanın temel kavramlarından, ilkelerinden, kurallarından ve faydalarından çok bahsettik ve Kanban sistemini kullanmanın bizi hedeflerimize götürebileceğinden çok eminiz. Ancak şu soru hala cevapsız kalıyor: Kanban sistemi nasıl kullanılır? Önceki bölümlerde bununla ilgili açıklamalar vardı, şimdi bu konuya biraz daha net değinmek istiyoruz.
Kanban, evrimsel değişime dayalı, yıkıcı olmayan bir yönetim sistemidir. Bu, mevcut sürecin küçük adımlarla iyileştirilebileceği anlamına gelir. Risk, (tek bir büyük değişiklik yerine) çok sayıda küçük değişiklik yapılarak azaltılır. Evrimsel Kanban yöntemi, ekipte ve diğer proje sahiplerinde düşük dirence yol açar.
Daha önce de belirttiğimiz gibi Kanban sistemini hayata geçirmenin ilk adımı iş akışını tanımlamaktır. Bu eylem Kanban panosu şeklinde yapılır. Kanban panosu (fiziksel biçimde), üzerine bazı çıkartmalar veya kartlar yapıştırılmış basit bir beyaz tahtadır. Tahtadaki her kart bir sorumluluğu temsil eder. Klasik Kanban panosu modelinde yukarıdaki resimde olduğu gibi aşağıdaki bölümleri görüntüleyen dört sütun bulunur:
- Vadesi geçmiş görevler : Vadesi geçmiş görevler bu bölümde yer almaktadır.
- Beklemede: Bu sütun henüz başlatılmamış görevlerin listesini gösterir.
- Devam Ediyor: Bu sütun, devam eden görevleri içerir.
- Tamamlandı: Bu sütun tamamlanmış görevleri içerir.
Basit bir görselleştirme bile tek başına iş dağıtımı ve potansiyel darboğazlar hakkında netlik sağlayabilir. Elbette ki Kanban panoları, iş akışının karmaşıklığına ve darboğazları ortadan kaldırmak için iş akışının belirli bölümlerini görselleştirme ve gözden geçirme ihtiyacına bağlı olarak ayrıntılı bir iş akışını temsil edebilir. Mevcut sorunların akışı ve pompalanmasıyla ekibiniz bile bunları tanımlayabilir ve bunlarla başa çıkmak için çözümler üretebilir.
Kanban sisteminde “iş akışı” kavramı
Kanban sisteminin özü iş akışı kavramıdır. Bu konsept, kartların çok uzun süre hareketsiz kalmadan veya bir engelin arkasında kalmadan sistem içinde mümkün olduğunca hareket etmesi gerektiği anlamına gelir. Görev akışını engelleyen her şey ciddi şekilde dikkate alınmalıdır. Kanban’ın sürekli kullanılması gereken farklı teknikleri, kriterleri ve modelleri vardır.
Bu aracın sürekli kullanımı ekipte sürekli iyileştirme kültürü yaratabilir. İş akışı kavramı bir Kanban sisteminde kritik öneme sahiptir ve iş akışı metriklerini ölçerek ve bunları iyileştirmek için çalışarak, döngü süresini azaltırken verimliliğin arttığını görebilir ve müşterilerinizden daha hızlı geri bildirim alarak ürün ve hizmetlerin kalitesini iyileştirebilirsiniz. süreçlerden.
Kanban sistemindeki iş akışının sınırlamaları
Kanban’ın önemli yönlerinden biri de bu sistemin çoklu görev miktarını azaltmasıdır. Çoklu görev, ekiplerin yapma eğiliminde olduğu faaliyetlerden biridir. Kanban sistemi bunun yerine ekipleri önceki görevler tamamlanmadan yeni görevlere başlamaktan kaçınmaya teşvik eder.
Yarım kalan işleri bitirmek, yenilerine başlamaktan daha önemlidir. Bu hedefe ulaşmak için Kanban, tamamlanmamış görevler olsa bile yeni görevlerin başlatılmasını önlemek için görevlere ilişkin kural ve düzenlemelerin dikkate alındığı ve her görev bölümünde Kanban panosuna kaydedildiği iş akışı kısıtlamaları kavramını sunar. Gelmek.
Bu yazımızda Kanban proje yönetim sistemi ile tanıştık ve nasıl uygulanacağını öğrendik ancak Agile metodoloji gibi modern yönetim yöntemlerini kullanmak için Scrum ve Scrumban gibi farklı platformlar da mevcut ve Kanban da bu platformlardan biri. Görevlerinizi ve projelerinizi organize etmenin avantajlarından yararlanın. Projelerinizde bu sistemi kullanma deneyiminiz varsa yorum kısmında bizimle paylaşabilirsiniz. Ayrıca diğer insanların deneyimlerini öğrenebilir, sorular sorabilir ve başkalarıyla konuşabilirsiniz.
