blog posts

Peki iş süreci dış kaynak kullanımı nedir, adımları nelerdir ve nasıl yapılır?

Siz de iş süreçlerinde dış kaynak kullanımı hakkında yeni bilgiler edinmek istiyorsanız bizimle kalın.

İş süreci dış kaynak kullanımı nedir?

İş Süreci Dış Kaynak Kullanımı veya BPO , İş Süreci Dış Kaynak Kullanımının çevirisidir ve bir tür iş stratejisidir. BPO’yu bir kuruluş ile başka bir kuruluş veya üçüncü bir taraf arasında bazı faaliyetlerin dış kaynaklardan sağlanmasına yönelik bir sözleşme olarak düşünebilirsiniz. BPO’lu işletmeler bordro sistemi, muhasebe vb. bazı faaliyetlerini diğer faaliyetlere daha fazla odaklanarak etkinliklerini en üst düzeye çıkarabilirler.

Dış kaynak hizmetlerinin 2 kategorisi vardır :

• İdari birimlerin dış kaynak kullanımı : kuruluşun veya işletmenin iç işlevini içerir. Örneğin, satın almaların veya borçların ayarlanması ve faturalanması buna bir örnektir. İdari birimlerin dış kaynak kullanımı, veri girişi, anketler, veri yönetimi, ödeme işleme vb. görevlerin yönetilmesine yardımcı olmak için kalite güvencesinin yanı sıra muhasebe ve organizasyonel destek gibi hizmetler de sağlar. İdari birimlerin dış kaynak kullanımıyla organizasyonun iş süreçlerinin ana bileşenlerinden biri olduğunu ve iş süreçlerinizin sorunsuz ve minimum sorunla yürümesini sağladığını bilmenizde fayda var.
• Destek birimlerinin ve halkla ilişkilerin dış kaynak kullanımı : Buna pazarlama veya teknik destek hizmetleri gibi müşterilerle ilgili hizmetler dahildir. Başka bir deyişle BPO destek birimleri müşteri etkileşimleriyle ilgilenir.

Dış kaynak sektörü kaç kategoriye ayrılmıştır?

Dış kaynak kullanımı sektörü 3 gruba ayrılmıştır ve bir kuruluş bu üç grubu birleştirerek kapsamlı süreç optimizasyonu sağlayabilir.

• Sınır ötesi dış kaynak kullanımı : Bu durumda satıcılar yüklenici firmanın ülkesi dışında bulunmaktadır.

• Sınır içi dış kaynak kullanımı : Satıcılar yüklenici firma ile aynı ülkede bulunmaktadır. (Tabii ki başka bir şehirde olabilirler)

• Sınıra yakın dış kaynak kullanımı : Satıcılar yüklenici firmanın komşu ülkelerinde bulunmaktadır.

Hangi alanlarda dış kaynak kullanılıyor?

BPO farklı departmanlarda yapılsa da organizasyonun bazı departmanları dış kaynak kullanımı kararına diğerlerine göre daha fazla maruz kalmaktadır. Bu bölümde çoğunlukla dış kaynak kullanımı için seçilen bazı alanları tanıtıyoruz.

• Bilgi teknolojisi ile ilgili bölüm
• İnsan kaynakları ve sigorta yönetimi bölümü
• Muhasebe Departmanı
• Reklam bölümü
• Güvenlik ve koruma departmanı
• Ağ ve telekomünikasyon departmanı

İş süreçlerinde dış kaynak kullanımının faydaları nelerdir?

BPO’ya (İş Süreci Dış Kaynak Kullanımı) karar verdiğinizde, dış kaynak kullanımının faydalarını bilmeniz gerekir. Şu ana kadar süreç dış kaynak kullanımının paradan tasarruf etmeye ve organizasyonu büyütmeye yardımcı olduğunu biliyoruz. Ancak BPO’nun aşağıda açıklayacağımız başka yararları ve avantajları da vardır.

Temel faaliyetlere odaklanın

Hepimiz büyük bir organizasyonun birçok departmanı olduğunu biliyoruz. Tüm bu parçalara dikkat etmek, şirketin başarısını sağlayan ana faaliyetlerin eksik bırakılmasıyla sonuçlanabilir. Yan faaliyetlerin dış kaynaklardan sağlanması, size organizasyonun perde arkasını feda etmeden temel faaliyetlere odaklanma fırsatı verir.

Genel maliyetleri azaltın

Genellikle faaliyetleri gerçekleştirmenin genel giderleri çok yüksektir ve bu kısmı dışarıdan temin etmek daha iyidir. Örneğin, bir şirketin büyümesi ve genişlemesi daha fazla ofis alanı gerektirdiğinde, pazarlama veya veri girişi gibi departmanları dış kaynaklardan temin edebilirsiniz.

İş gücü esnekliği

Dış kaynak kullanımı işlemini yaparak dönemsel görevler için gerekli insan kaynağına sahip olursunuz ve bunları iş sonunda bırakabilirsiniz.

Örneğin bir kuruluşun muhasebe departmanı, vergi sezonu ve denetim döneminde bu faaliyetleri dışarıdan temin ederek belirli bir süre için daha fazla kişiye sahip olabilir.

Organizasyon sürdürülebilirliği ve risk yönetimi

Çalışan devir hızı arttığında operasyonel uyumsuzluk da artar. Dış kaynak kullanımı, organizasyonun dayanıklılığını artırmanın yanı sıra, operasyonların kalitesini düşürme riskini de azaltabilir.

Örneğin, insan kaynakları yöneticisi bir şirkette bir süre bulunmuyorsa, insan kaynakları operasyonlarının dış kaynaklardan sağlanması iş kesintisi riskini azaltabilir ve kuruluşun normal faaliyetlerine devam etmesine yardımcı olabilir.

Operasyonel kontrol

Genellikle kontrol dışı ve kötü yönetilen alanlar BPO için ilk tercihlerdir. Bu sayede bu bölümlerin operasyonel kontrolünü daha kolay ve hızlı bir şekilde ele alabilirsiniz. Ayrıca dış kaynak sağladığınız şirket, kuruluşunuzun yönetim yeteneklerini geliştirebilir.

İç çalışanların eğitimi

Bazen kuruluşunuz çok fazla beceri, bilgi ve deneyim gerektiren proje ve programlara dahil olur. İşi dış kaynak kullanarak, gerekli bilgi ve yeteneklere sahip insanlar grubunuza gelir. Çalışanlarınız da gerekli bilgi ve becerileri bu kişilerden öğrenebilir.

İş süreci dış kaynak kullanımının diğer faydaları şunlardır:

Faaliyetlerin hızını ve verimliliğini artırmak

İş süreçlerinde dış kaynak kullanımı için en yeni ve en güncel teknolojiye erişim

Şirketin operasyonlarına en uygun hizmetleri seçmenin kolay, verimli ve esnek bir yolu

Hızlı ve doğru raporlama sistemi

İnsan gücü eğitimiyle ilgili kaynaklardan tasarruf etmek

İş süreçlerinde dış kaynak kullanımının dezavantajları ve sınırlamaları nelerdir?

Ancak bildiğiniz gibi her yeni sistem ve teknolojinin önemli olumlu özelliklerinin yanı sıra sınırlamaları da vardır, BPO sistemi de bu kuralı içermektedir.

Yönetimsel kontrolün kaybı

İşin bir kısmını sözleşme yoluyla dışarıdan temin ettiğinizde aslında bu kısmın kontrolü ve yönetimi adeta sizin elinizden çıkmakta ve başka bir firmanın sorumluluğuna verilmektedir. Bu firmalar genellikle sizin istediğiniz standartlara dikkat etmezler ve sadece kendi çıkarlarını ararlar.

kuruluşun güvenliğine yönelik tehdit

Günümüzde veriler ve bilgiler herhangi bir kuruluşun en değerli varlıklarıdır. Bilgilerinizi dış kaynak kullanarak yüklenici firmaya vermeniz durumunda bilgilerin kötüye kullanılması riski söz konusudur ve bu konu kurumun güvenliği ve sırları açısından büyük bir risk olarak değerlendirilmektedir. Bu nedenle işin bir kısmını emanet edeceğiniz şirketi dikkatli bir şekilde araştırmanız, verilerinizin ve bilgilerinizin gizliliğini koruduğundan emin olmanız daha doğru olacaktır.

İşin sözleşme tarafının koşullarına bağlı olması

İşinizin bir kısmını dışarıdan temin ettiğiniz için, o şirketin iflas etmesi veya başka sorunlar yaşaması durumunda işinizin de yarım kalacağını ve yarım kalacağını beklemelisiniz.

Negatif bir zihniyet yaratın

Arkadaşlarınız ve akrabalarınız dış kaynak kullanımı nedeniyle işlerini kaybetmişse, BPO sizde olumsuz ve zarar verici bir zihniyet yaratacaktır. Ayrıca yöneticilerin çalışanların işlerinin bir kısmını dışarıdan alması durumunda iş gücünün morali bozulabilir.

Gizli maliyet

Dış kaynak kullanımı için imzaladığınız sözleşme, alacağınız hizmetleri detaylandıracaktır ancak sözleşmede belirtilmeyen herhangi bir şey için ekstra ödeme yapmanız gerekecektir. Ayrıca sözleşmenin ayrıntılarını gözden geçirmek için bir avukat tutmalısınız.

BPO’nun diğer sınırlamaları arasında şunlar yer alır:

Hizmet sağlayıcılara aşırı bağımlılık

Hizmetleri çalıştırmanın maliyetini küçümsemek

Projenin tamamlanmasını geciktiren iletişim sorunları yaratmak

İşletmeler faaliyetlerini neden dış kaynaklara yaptırıyor?

Bir kuruluşun veya şirketin faaliyetlerinin bir bölümünü dış kaynak kullanmasının birçok nedeni vardır, bu nedenlerden bazılarını aşağıda inceleyeceğiz.

Kaynak eksikliğini telafi etmek için

Önemli ve gerekli kaynakların eksikliği BPO kullanmanın ana nedenlerinden biridir. Bu önemli ve gerekli kaynaklar arasında işi yapacak yeterli bilgiye sahip çalışanların bulunmaması, ham madde bulunmaması ya da deneyimli işgücünün bulunmaması yer alabilir.

Maliyetleri azaltmak için

Hammadde ve işçilik tedarikinin maliyeti her zaman artmaktadır. Öte yandan, bir dizi faaliyeti devretmek kuruluşunuzun maliyetlerini azaltmada önemli ölçüde etkilidir. Ayrıca iş süreçlerinde dış kaynak kullanımı, özellikle çalışanların yüz yüze çalıştığı ve eğitime ihtiyaç duyduğu durumlarda en iyi seçenektir.

Daha fazla esneklik için

Genellikle kuruluşların ve şirketlerin sezonluk ve dönemsel ihtiyaçları dalgalanır ve sürekli değişir (artar ve artar). Herhangi bir BPO sözleşmesi, birden fazla ihtiyacı karşılamak için gerekli esnekliği sağlayabilir. Bir yandan dış kaynak kullanımı operasyonlarını kullanan şirketler, yeni ürün veya hizmetlerin sunulmasıyla ilgili riskleri yönetirken daha verimli ve daha hızlı olabilirler. Öte yandan sorumlulukların optimal ve doğru dağılımını sağlamak için kaynaklarını önemli konulara ayırabilecekler.

Ana iş ile koordinasyonu sağlamak

Bir dizi yan iş her zaman dış kaynaklardan sağlanır. Bu sayede yöneticiler, gerekli olmasına rağmen işin özüyle ilgili olmayan görevlere çok fazla kaynak harcamak yerine, temel görevlere daha fazla odaklanabilirler. Örneğin bir hastanenin güvenlik ve korumasını bu alanda uzmanlaşmış bir firmaya devretmesi gerekiyor.

Temel işlevlere odaklanmak için

BPO süreci, işletmelerin temel ve temel tekliflerini ve işlevlerini seçip takip etmeleri için koşullar sağlar. Başka bir deyişle, kuruluşunuz enerjisini kendisini diğerlerinden ayırmaya ve büyümesini en üst düzeye çıkarmaya odaklayabilir.

Küresel arenada varlığımızı güçlendirmek

Bazı BPO şirketleri müşterilerine günün her saati birden fazla dilde hizmet sunabilmektedir. Ayrıca farklı ülkelerdeki varlıklarını kullanarak yerel şirketin gereksiz ve gereksiz kısımlarını en aza indirebilirler.

Finansal performansta daha iyi sonuçlar elde etmek için

Özel teknolojiler alanında yatırım yapan ve çalışan bir dış kaynak şirketi, bu alanda önemli iyileştirmeler elde ederek bunları müşterilerine sunabilir.

Hızı artırmak ve performansı artırmak için

Süreçlerini dış kaynak kullanan şirketler aslında uzman ve uzmanların ilgili görevleri takip etmelerine olanak tanıyor. Bunu yapmak işleri yapma hızını artırır, verimliliği artırır, verimliliği artırır ve aynı zamanda zamandan tasarruf sağlar.

Ve sonunda…

Süreç dış kaynak kullanımının veya BPO’nun süreç yönetiminin ürünlerinden biri, bir tür iş stratejisi ve bir kuruluşun faaliyetlerini dış kaynak olarak kullanmak için başka bir kuruluşla yaptığı bir sözleşme olduğunu söylemiştik. BPO genellikle muhasebe ve insan kaynakları alanlarında yapılır.

İşletmeler faaliyetlerini diğer şirketlere devrederek temel faaliyetlere odaklanabilir ve etkinliklerini artırabilirler.