blog posts

İş Süreci Denetimi Nedir Ve Nasıl Yapılır?

İşletmenizin satın alma talepleri, erişim talepleri vb. bazı önemli ve sık süreçlerinin neden hızlı ve sorunsuz olmadığını hiç merak ettiniz mi? Bu süreçlerde neden her zaman bir miktar kafa karışıklığı ve yanlış yönetim var?

Süreçlerin verimsizliğinin en yaygın nedenlerinden biri, gözden geçirme, basitleştirme eksikliği ve aslında iş süreci denetiminin onlar için yapılmamasıdır. Genellikle iş süreçleri belgelendikten sonra, süreçlerde ciddi bir sorun ortaya çıkana kadar bakımsız bırakılır ve iyileştirmeye yönelik herhangi bir çaba sarf edilmez.

Süreçler herhangi bir işletmenin özüdür. İşleme ve hedeflere doğru atılımın hızlı bir şekilde yapılabilmesi için işinizin çekirdeğinin her zaman en yüksek verimliliğe sahip olmasını istemeniz doğaldır.

Süreçleri hızlı ve verimli tutmak istiyorsanız süreç denetimleriyle düzenli olarak gözden geçirmeniz gerekir. Bu sayede istediğiniz konulara odaklanabilir ve işinizi büyütebilirsiniz. İş süreci denetimini ve adımlarını öğrenmek için bizimle kalın.

Süreç denetimi nedir?

Süreç denetimi, faaliyetlerin ve kaynakların etkili ve verimli bir şekilde yönetilip yönetilmediğini gösteren sonuçların gözden geçirilmesidir .

Süreçler kendi sonuçlarını üretir, bu nedenle süreç denetimi, yönetilen bir sürecin sonuçlarının verimli ve etkili bir şekilde üretilip üretilmediğini belirlemelidir.

Etkin yönetilen bir süreç, faaliyetlerin, kaynakların ve davranışların, çıktıların belirli hedeflere ulaşmasını sağlayacak şekilde planlandığı, organize edildiği ve kontrol edildiği süreçtir. Aslında etkili bir süreç, istenilen sonuçlara, yani amaçlanan hedeflere ulaşabilen bir süreçtir.

İş süreci denetimi nedir?

İş süreci denetimi, bir kuruluştaki bir iş sürecini denetlerken ve analiz ederken izlenmesi gereken bir dizi adımdır. Çoğu iş süreci ortak bir çalışma prosedürünü takip ettiğinden, sürecin tamamını anlayan ve bunlara erişimi olan herhangi bir çalışan, süreç denetimi gerçekleştirebilir.

Bir iş süreci denetimi, işletmenizin iş süreçlerini stratejik hedefler, özel hedefler ve uygun prosedürler göz önünde bulundurularak yönettiğini gösterir. Ayrıca aşağıdakilerden emin olmalısınız:

  • Süreçlerin performansı istenilen standartlardadır.
  • Mevcut kontroller etkili ve süreçlerin doğru ölçümü için uygundur.
  • Prosedürler istenilen verimlilik ve etkililik düzeylerine ulaşmak için uygundur.

Görünen o ki, iş süreci denetimi, organizasyonun gerekirse gerekli önlemleri alması gerektiğine dair bir uyarıdır. Ayrıca denetçilerin faaliyetlerin doğruluğunu teyit etmeleri de bir garantidir.

APQC ,  PDCA , Kaizen ve  Altı Sigma gibi farklı modeller yardımıyla organizasyonda süreç denetimi uygulaması yapılmaktadır .

Audit'un tanımı

İş süreci denetiminin amaçları nelerdir?

İş süreci denetiminin çeşitli hedefleri vardır; bunlardan en önemlileri şunlardır:

  • Anormalliklerin azaltılması ve ortadan kaldırılması
  • Risk kontrolü
  • Üst düzey yöneticilerin belirlediği hedefleri takip edin
  • Amigo kızların sürekli iyileştirilmesi
  • Acil durum planlarının tanımı
  • İyileştirme önerilerinde bulunun
  • Organizasyonda süreç kültürünün pekiştirilmesi
  • Karar vermek için daha fazla veri
  • Çalışanlara uygun eğitim imkanının sağlanması
  • Kullanılan BT kaynaklarının değerlendirilmesi
  • Daha eksiksiz ve güvenilir bilgi
  • Daha fazla üretkenlik
  • Daha fazla açıklık ve şeffaflık

Denetçiler bu hedeflere ulaşmak için farklı yöntemler kullanabilirler. Genellikle başlangıçta, yöneticiler ve paydaşların katılımıyla bir uyum toplantısı yapılır ve kilit çalışanlarla görüşmeler yapılır.

Daha sonra gerekli veri ve bilgileri toplayabilmeniz için kontrol listeleri ve anketler tasarlanır.

Bilgilerin organize edilmesiyle, iş süreci denetiminden elde edilen raporları, gerekli değişiklik ve iyileştirmelerin oluşturulmasına yönelik bir eylem planıyla birlikte hazırlamalı ve bunları kuruluş yöneticilerine sunmalısınız.

Bundan sonra (iş süreci denetimi sonucunda) iyileştirme aksiyonlarının nasıl uygulandığını takip etmelisiniz.

Bu bağlamda süreçleri modelleme ve analiz etmenin yanı sıra rapor, uyarı ve gösterge tablosu oluşturma konusunda da etkili olan güçlü ve doğru bir BPM aracının kullanılması çok önemlidir. Rahbaran’ın BPMS yazılımı size tüm bu olanakları sağlar.

Denetim hedefleri

İş süreci denetiminin aşamaları nelerdir?

İş süreçlerinizin her birini 3 adımda denetleyebilirsiniz:

1. Verileri hazırlayın

Yeterli örnek veri sağlayan uygun bir zaman dilimi seçin. Bu zaman dilimi size üzerinde çalışabileceğiniz anlamlı veriler sağlar.

Ölçülecek kriterler ve KPI’lar:

  • Ortalama çevrim süresi
  • Hata sayısı ve yeniden çalışma
  • En yaygın hataların listesi
  • En uzun işlem süresine sahip adımlar
  • Devam eden ve kaçırılan isteklerin sayısı
  • Onaylanan taleplerin reddedilen taleplere oranı

Bahsettiğimiz niceliksel verilere ek olarak süreç paydaşlarından geri bildirim alarak niteliksel veriler de toplayabilirsiniz. Çünkü süreçlere yakın olan çalışanların çok fazla bilgisi var.

Bir sonraki adıma geçmeden önce ihtiyacınız olan tüm bilgilere sahip olduğunuzdan emin olun. İyileştirilecek alanları belirlemek için verileri toplamanız bile gerekebilir.

2. Süreci analiz edin

Ortalama çevrim süresi size sürecin ne kadar hızlı ve verimli bir şekilde performans gösterdiğine dair kabaca bir fikir verir. Her adımın nasıl çalıştığına dair genel bir fikir edinebilirsiniz.

Hatalar bir iş sürecinin en önemli ölçüsüdür. Hata sıklığının nerede olduğunu kontrol edin. Örneğin manuel girişlerden veya yanlış yorumlamalardan kaynaklanabilir. Bu bir sistem hatasıysa yazılım aracını düzeltin. Eğer bu bir insan hatasıysa, sorumlu personele uygun ve ilgili eğitimi sağlayın.

Bu adımların mümkün olan en kısa sürede işlenmesi gerekmektedir. Otomasyon sistemi, iş kuralları motorunu kullanarak işlem süresinin azaltılmasına yardımcı olur. Eski, manuel karar verme süreçlerine güvenmek yerine, kural tabanlı iş akışlarını kullanarak isteklerin yönlendirilmesini otomatikleştirebilirsiniz.

İdeal olarak, cevapsız ve işlenmeyen istek sayısı sıfırdır. Kötü takip nedeniyle istekler kayboluyor. Bu nedenle, bunları kolayca ele almak için verimli bir BPM aracına yatırım yapmak daha iyidir.

Taleplerin işleme alınmadan kalması, karar vermedeki gecikmeden ve uygunsuz belgelerin varlığından da kaynaklanmaktadır.

Devam eden taleplerin sayısı, paydaşların hepsini halledebileceği şekilde olmalıdır. İstek sayısı fazlaysa bunları azaltmanın bir yolunu bulmak daha iyidir.

Onaylanan taleplerin reddedilen taleplere oranının yüksek olması, taleplerin neredeyse her zaman onaylandığı anlamına gelir. Bu, başvuru sürecini kısaltmak ve onay sürecini basitleştirmek için bir fırsattır. Onayları otomatikleştirin ve talep yapıldıktan sonra otomatik e-posta bildirimleriyle yararlanıcıları bilgilendirin.

3. İş sürecinde değişiklik yapın

Süreçlerde önemli değişiklikler yaparken tüm paydaşların neyin değiştiği ve neden değiştiği konusunda iyi bilgilendirildiğinden emin olun. Gelecekteki hataları önlemek için herkesin süreç değişikliğinin nedenlerini bilmesi gerekir.

Değişiklikleri küçük yinelemelerle tanıtın. Yeni işlemi kısa bir süre çalıştırın ve nasıl çalıştığını görün. Ortaya çıkan yeni zorluklarla mücadele edin. Herkes yeni süreci benimsedikten sonra onu tam zamanlı olarak uygulayın.

Yapılan tüm denetimleri ve değişiklikleri kaydetmek daha iyidir. Bunu yapmak, daha iyi ve daha etkili planlama ve karar alma için süreçteki kalıpların belirlenmesine yardımcı olur.

Denetim prosedürleri

İş süreci denetiminin faydaları nelerdir?

Denetim veya iş süreci denetimi, yöneticileri yardımcı bir unsur olarak destekler ve süreçlerin nasıl uygulandığı ve yürütüldüğü hakkında faydalı ve güvenilir bilgi sağlamak gibi faydalar sağlar. Bu nedenle iş süreci denetimlerinin sürekli olarak veya en azından belirli periyotlarda yapılması tavsiye edilir. İş süreci denetiminin faydaları arasında aşağıdakiler yer almaktadır:

  • Risk analizi
  • Olası prosedürlerin analizi
  • Süreçlerin netliğini ve şeffaflığını arttırmak
  • Kurumsal yönetimin teşvik edilmesi
  • Kullanılan kontrollerin ve bunların işletmeye uygunluğunun kontrol edilmesi
  • Süreçlerin değiştirilmesi ve iyileştirilmesine ilişkin kararların alınması için gerekli bilgilerin sağlanması

Neden bir iş süreci denetimine ihtiyacınız var?

Günümüzün son derece rekabetçi ortamında, işletmenizin ihtiyaca uygun ve rekabetçi kalabilmesi için denetim süreçleriyle yapılma şeklini sürekli olarak iyileştirmesi gerekir. Aksi takdirde maliyetler artacak, verimlilik düşecek, çalışanların ve müşterilerin memnuniyet düzeyi de düşecektir.

Ve sonunda…

Günümüzde iş süreci denetimi, rekabet ortamında kalmalarına ve müşterilere beklenen değeri sunmalarına ve iş sürdürülebilirliğine olanak sağladığı için çoğu işletmenin önemli bir parçası haline geldi.

İş sürecinin denetimini veya denetimini gerçekleştirerek, kuruluşun mevcut anormallikler ve süreçlerin sürekli iyileştirilmesinin uygulanma derecesi ve iyileştirme projeleri, risk kontrolü, uygulama ve iyileştirme kültürünü tanımlama olasılığı hakkında bilgilendirildiğini fark ettiniz, şeffaflığın arttırılması, çalışanların eğitilmesi ve yöneticiler için karar almanın sağlanması.